BAB I KONSEP DASAR

BAB I

KONSEP DASAR

1.1         Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah suatu elemen-elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :

·      Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian – bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya selalu mengandung komponen – komponen atau subsistem – subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

·      Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

·      Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

·      Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

·      Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

·      Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

·      Pengolah sistem (Process) ;

Bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

·      Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem

·      Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

·      Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.

Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)

·      Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

·      Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

1.2         Konsep Dasar Informasi

Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.

Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi: bisa terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

·      Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

·      Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

·      Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

1.3         Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi :

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia – mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

1.    Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

-       Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi

-       Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

2.    Sistem basis data terintegrasi

-       Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.

3.    Mendukung Operasi

-       Informasi diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi = Manajemen Information System = Information Processing System = Information Decision System = Information System. Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.
Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sistem Informasi :

1.    Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data.

2.    Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).

3.    Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4.    Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

5.    Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

-       Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);

-       First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.

-       Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

-       Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.

-       Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.

HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI

Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

1.         Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

2.         Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.

3.         Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi

4.         Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil. Strutktur dasarnya:

1.         Direktur Sistem Informasi

2.         Manajer Pengembangan Sistem

3.         Analis Sistem

4.         Programmer

5.         Manejer Komputer dan Operasi.

6.         Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM AKTIVITAS MANUSIA

1.         Sistem reservasi pesawat terbang: digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket

2.         Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor sehingga dapat digunakan untuk memantau hutang para pelanggan

3.         Sistem biometric yang dapat mencegah orang yang tak berwenang mengakses informasi yang bersifat rahasia dengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata

4.         Sistem POS (point-of-sale) yang diterapkan pada pasar swalayan dengan dukungan pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data

5.         Sistem telemetri atau pemantauan jarak jauh yang menggunakan teknologi radio,misal untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau memantau getaran pilar jembatan rel kereta api

6.         Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card) yang dapat digunakan oleh juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien

7.         Sistem yang dipasang pada tempat-tempat public yang memungkinkan seseorang mendapatkan informasi seperti hotel,tempat pariwisata,pertokoan dll.

8.         Sistem layanan akademis berbasis web

9.         Sistem pertukaran data elektronis (Electronic Data Interchange / EDI) yang memungkinkan pertukaran dokumen antar perusahaan secara elektronis dan data yg terkandung dalam dokumen dapat diproses secara langsung oleh komputer

10.     E-government atau system informasi layanan pemerintahan yang berbasis internet.

Sumber Referensi : http://setya21.blogspot.co.id/2010/10/konsep-dasar-sistem.html