BAB IV ANALISA SISTEM

BAB IV

ANALISA SISTEM

4.1         Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

4.2         Langkah-langkah Dalam Analisa Sistem

Langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :

1.    Identify: mengidentifikasi masalah

Ada 3 langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini, yaitu:

a.    Mengidentifikasi Penyebab Masalah

b.    Mengidentifikasi Titik Keputusan

c.    Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

2.    Understand: memahami kerja dari sistem yang ada

Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

a.    Menentukan jenis penelitian

b.    Merencanakan jadwal penelitian

c.    Membuat penugasan penelitian

d.   Membuat agenda wawancara

e.    Mengumpulkan hasil penelitian

3.    Analyze: menganalisis sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

a.    Kelemahan dari sistem lama tersebut

b.    Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4.    Report: membuat laporan hasil analisis

Isinya adalah:

a.    Alasan melakukan analisis sistem

b.    Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama

c.    Mengidentifikasi penyebab masalah

d.   Mengidentifikasi titik keputusan

e.    Menguraikan penelitian yang dilakukan

f.     Menguraikan hasil analisis

g.    Kesimpulan analisis

4.3         Menganalisis hasil penelitian pada sebuah objek penelitian (Rumah Sakit)

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) masih belum lancar dan banyak rumah sakit mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan dan kendala.

Permasalahan yang menjadi penghambat dan kendala dalam perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR), menjadi tantangan tersendiri bagi para pengembang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) ini. Setiap Rumah sakit harus memahami betapa pentingnya manajemen informasi bagi perkembangan Rumah Sakit. Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan rumah sakit dan meningkatnya kemampuan komputer. Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong pegawai untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) Rumah sakit.

Penyelesaian yang harus dilakukan oleh Rumah Sakit dalam menghadapi permasalahan dan kendala dari pengembangan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) adalah dengan memberikan pemahaman kepada setiap anggota organisasi mengenai pentingnya Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM), memberikan pelatihan yang intensif kepada pengguna Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR), dan memberikan insentif kepada setiap pegawai yang dapat memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) dengan lebih optimal.

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang penting di dalam suatu organisasi. Sistem informasi sangat mempengaruhi secara langsung dalam pengambilan keputusan, membuat rencana, dan mengelola pegawai, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Untuk itu, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis organisasi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.

Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat penting saat manajemen mempunyai rencana ke depan. Kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang biasanya sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Misalnya, dalam peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.

Pengembangan dan pengelolaan sistem saat ini membutuhkan partipasi banyak pihak di dalam Rumah Sakit, jika dibandingkan peran dan partisipasi pada periode-periode yang lalu.

Dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam Rumah Sakit dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, pemerintahan, swasta, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam rumah sakit karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut.

1.    Kelemahannya:

a.    Pemahaman para pemakai tentang komputer yang masih kurang

b.    Pemahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen yang masih minim

c.    Relatif mahalnya harga perangkat komputer

d.   Ambisius para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan pegawai

2.    Kebutuhan informasi bagi user & pihak manajemen

a.    Informasi data pasien yang meliputi :

·      Data pribadi pasien termasuk riwayat kesehatan pasien sebelumnya

·      Tarif yang dikenakan pada pasien

·      Informasi mengenai status pembayaran pasien

b.    Informasi tarif rumah sakit yang meliputi :

·      Tarif rawat jalan dari tiap dokter di rumah sakit

·      Tarif rawat inap termasuk di dalamnya tarif untuk kamar, obat-obatan dan sebagainya.

·      Tarif pemeriksaan Medical Checkup

c.    Informasi bagi direktur rumah sakit yang meliputi :

·      Laporan pendapatan dari rawat jalan bulanan

·      Laporan pendapatan dari rawat inap bulanan

·      Laporan bagi hasil jasa dokter baik dari rawat jalan dan rawat inap

·      Laporan tunggakan pasien yang belum melunasi biaya rumah sakit

3.    Laporan Hasil Analisis:

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) merupakan bidang yang harus dikembangkan oleh setiap Rumah Sakit yang ada di Indonesia. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) sangat cepat dan pesat, untuk itu setiap Rumah Sakit harus dengan cepat untuk dapat beradaptasi dengan teknologi ini.

Permasalahan yang menghambat dan menjadi kendala bagi pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) di Indonesia bukan menjadi penghalang bahwa teknologi ini tidak digunakan dan dikembangkan. Setiap Rumah Sakit yang memiliki hambatan dan kendala dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) harus dengan cepat mengatasi dan menyelesaikannya dengan memberikan pemahaman, pelatihan dan insentif kepada setiap pegawai yang memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) dengan lebih optimal.

Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) yang optimal, maka akan memberikan banyak benefit bagi Rumah Sakit tersebut.

BAB III TEKNIK – TEKNIK PENGUMPULAN DATA

BAB III

TEKNIK – TEKNIK PENGUMPULAN DATA

3.1         Teknik – teknik pengumpulan data

Teknik Interview (Wawancara)

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan untuk lebih mendalami responden secara spesifik yang dapat dilakukan dengan tatap muka ataupun komunikasi menggunakan alat bantu komunikasi. Sugiyono (2013:194) mengemukakan wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur. Dengan penjelasan sebagai berikut :

Wawancara Terstruktur  digunakan teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dalam melakukan wawancara, selain membawa instrument sebagai pedoman untuk wawancara, maka pengumpul data juga dapat menggunakan alat bantu seperti tape recorder, gambar, brosur dan material lain yang dapat membantu pelaksanaan wawancara menjadi lancar.

Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.

Daftar pertanyaan untuk wawancara ini disebut sebagi inteview schedule. Sedangkan catatan garis besar tentang pokok-pokok yang akan ditanyakan disebut pedoman wawancara (interview guide).

Contoh pengunaan Interview Guide dalam wawancara menggunakan pertanyaan terbuka dan tidak sepenuhnya berpedoman pada guide yang telah ada, pertanyaan yang akan diajukan tergantung pada konteks jawaban dari interview nantinya, namun masih dalam batasan pertanyaan yang relevan dengan tujuan wawancara.

Waktu Pelaksanaan	Narasumber	List Pertanyaan
Senin, 5 Juni 2017	Perpustakaan	Bagaimanakah hubungan petugas perpustakaan dengan pengunjung
Senin, 5 Juni 2017	Perpustakaan	Bagaimanakah aktivitas pengunjung didalam perpustakaan
Senin, 5 Juni 2017	Perpustakaan	Sistem Informasi apakah yang digunakan dalam Perpustakaan UMC kampus 1?
Selasa, 6 Juni 2017	Kabiro Akademik	Apakah Latar belakang pembuatan aplikasi SIMAKU?
Selasa, 6 Juni 2017	Kabiro Akademik	Apakah SIMAKU bermanfaat untuk membantu pekerjaaan dalam menangani mahasiswa?

Kelebihan dan kekurangan teknik wawancara

Kelebihan

1.    Flexibility : Pewawancara dapat secara luwes mengajukan pertanyaan sesuai dengan situasi yang dihadapi pada saat itu. Jika menginginkan informasi yang mendalam maka dapat melakukan “probing”. Demikian pula jika ingin memperoleh informasi tambahan, maka dapat mengajukan pertanyaan tambahan, bahkan jika suatu pertanyaan dianggap kurang tepat ditanyakan saat itu, maka dapat menundanya.

2.    Nonverbal Behavior : Pewawancara dapat mengobservasi perilaku nonverbal, misalnya rasa suka, tidak suka atau perilaku lainnya pada saat pertanyaan diajukan dan dijawab oleh responden.

3.    Question Order : Pertanyaan dapat diajukan secara berurutan sehingga responden dapat memahami maksud penelitian secara baik, sehingga responden dapat menjawab pertanyaan dengan baik.

4.    Respondent alone can answer : Jawaban tidak dibuat oleh orang lain tetapi benar oleh responden yang telah ditetapkan.

5.    Greater complexity of questionnaire : Kuesioner umumnya berisi pertanyaan yang mudah dijawab oleh responden. Melalui wawancara, dapat ditanyakan hal-hal yang rumit dan mendetail.

6.    Completeness : Pewawancara dapat memperoleh jawaban atas seluruh pertanyaan.

Kelemahan

1.    Mengadakan wawancara dengan individu satu persatu memerlukan banyak waktu dan tenaga dan juga mungkin biaya.

2.    Interview Bias : Walau dilakukan secara tatap muka, namun kesalahan bertanya dan kesalahan dalam menafsirkan jawaban, masih bisa terjadi. Sering atribut (jenis kelamin, etnik, status sosial, jabatan, usia, pakaian, penampilan fisik, dsb) responden dan juga pewawancara mempengaruhi jawaban.

3.    Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara dalam melakukan hubungan antar manusia (human relation).

4.    Wawancara tidak selalu tepat pada kondisi-kondisi tempat tertentu, misalnya di lokasi-lokasi ribut dan ramai

5.    Sangat tergantung pada kesediaan, kemampuan dan keadaan sementara dari subyek wawancara, yang mungkin menghambat ketelitian hasil wawancara.

6.    Jangkauan responden relatif kecil dan memakan waktu lebih lama dari pada angket dan biaya yang relatif yang lebih mahal.

·      Teknik Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga pada obyek-obyek alam yang lain.

Berdasarkan keterlibatan pengamatan dalam kegiatan – kegiatan orang yang diamati, observasi dapat dibedakan menjadi :

1.    Observasi partisipan (partcipant observation) : pengamat ikut serta dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh subjek yang diteliti atau yang diamati.

2.    Observasi tak partisipasi (nonparticipant observation) : pengamat berada di luar subjek yang diamati dan tidak ikut dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

Berdasarkan cara pengamatan yang dilakukan, observasi juga dibedakan menjadi :

1.    Observasi tak berstruktur: pengamat tidak membawa catatan tingkah laku apa saja yang secara khusus akan diamati.

2.    Observasi berstruktur: peneliti memusatkan perhatian pada tingkah laku tertentu sehingga dapat dibuat pedoman tetang tingkah laku apa saja yang harus diamati.

Dalam melaksanakan teknik observasi kita perlu merencakan hal-hal yang dibutuhkan dalam observasi tersebut dengan konsep 5W + 1H.

What   à Sistem Informasi apakah yang digunakan dalam Perpustakaan UMC kampus 2?

Where  à Dimanakah lokasi Perpustakaan UMC kampus 2?

When   à Kapan waktu penelitian dilakukan di Perpustakaan UMC kampus 2?

Whom à Obyek personil penelitian yang digunakan oleh Sistem Informasi di Perpustakaan UMC Kampus 2?

How    à Bagaimanakah hasil dari Sistem Informasi yang digunakan oleh Perpustakan UMC kampus1?

Kelebihan dan kekurangan teknik observasi

Kelebihan

1.    Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi. Kadang observasi dilakukan untuk mengecek validitas dari data yang telah diperoleh sebelumnya dari individu-individu.

2.    Dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan, pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk diterangkan.

3.    Dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik peralatan, penerangan, gangguan suara dan lain-lain.

4.    Dapat mengukur tingkat suatu pekerjaan, dalam hal waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaaan tertentu.

Kekurangan

1.    Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaannya dengan tidak semestinya.

2.    Pekerjaan yang sedang diamati mungkin tidak mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan atau volume-volume kegiatan tertentu.

3.    Dapat mengganggu proses yang sedang diamati.

4.    Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutup-nutupi kejelekan-kejelekannya.

·      Teknik Questioner

Kuesioner (angket) merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya.

Ada dua macam format dari Questioner, yaitu:

-       Format Bebas : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.

-       Format Pasti (check-list questioner, yes/no questioner, choice/opinion questioner)

Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk ditabulasi dan diisi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

1.    Check-off questions             : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

2.    Yes/No questions                  : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.

3.    Opinion/Choice questions     : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

Daftar Pertanyaan

1.    Format Bebas (Free Format Questionnaire)

-       Apa Definisi Dari Sistem Informasi ?

-       Tahapan Apa Saja Dalam pengaksesan SIMAKU UMC ?

-       Apakah Penggunaan SIMAKU UMC Mudah dilakukan ?

-       Dimanakah SIMAKU ONLAN dapat digunakan saat pengisian KRS selain melalui HP ?

-       Selain untuk melihat nilai Mahasiswa, apalagi kegunaan SIMAKU ONLAN pada Universitas Muhammadiyah Cirebon ?

2.    Format Pasti. Daftar Pertanyaan Tipe Ini Mempunyai Beberapa Bentuk Pertanyaan.

a.    Check-Off  Questions :

Sistem Program Yang Terdapat Dalam Sistem Informasi Akademik UMC:

□   Java

□   Database Management System

□   OS (Operating System)

b.    Yes/No Questions :

Apakah Mahasiswa UMC bisa Menggunakan atau mengakses SIMAKU ONLAN diberbagai tempat ?

□   Yes

□   No

c.    Opinion/Choice Questions :

Apakah SIMAKU ONLAN UMC dapat membantu Mahasiswa dalam mengakses nilai – nilai secara teliti?

□   Sangat Teliti

□   Cukup Teliti

□   Kurang Teliti

Kelebihan dan kekurangan teknik Questioner

Kelebihan

1.    Bila lokasi responden jaraknya cukup jauh, metode pengumpulan data yang paling mudah adalah dengan angket.

2.    Pertanyaan-pertanyan yang sudah disiapkan adalah merupakan waktu yang efisien untuk menjangkau responden dalam jumlah banyak.

3.    Dengan angket akan memberi kesempatan mudah pada responden untuk mendiskusikan dengan temannya apabila menemui pertanyaan yang sukar dijawab.

4.    Dengan angket responden dapat lebih leluasa menjawabnya dimana saja, kapan saja, tanpa terkesan terpaksa.

Kelemahan

1.    Apabila penelitian membutuhkan reaksi yang sifatnya spontan dengan metode ini adalah kurang tepat.

2.    Metode ini kurang fleksibel, kejadiannya hanya terpancang pada pertanyaan yang ada.

3.    Jawaban yang diberikan oleh responden akan terpengaruh oleh keadaan global dari pertanyaan. Sangat mungkin jawaban yang sudah diberikan di atas secara spontan dapat berubah setelah melihat pertanyaan dilain nomor.

4.    Sulit bagi peneliti untuk mengetahui maksud dari apakag sudah responden sudah terjawab atau belum.

5.    Ada kemungkinan terjadi respons yang salah dari responden. Hal ini terjadi karena kurang kejelasan pertanyaan atau karena keragu-raguan responden menjawab.Hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam teknik quisioner.

3.2         Desain Sistem

Desain Sistem menurut penggunaanya dibagi 2, yaitu :

a.    Desain Sistem secara Umum

Tujuan dari system secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang system yang baru. Desain system secara umum merupakan persiapan dari desain terinci, bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari input apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Desain secara umum mengindentifikasikan komponen – komponen system informasi yang didesain secara rinci. Pada tahap desain secara umum, komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi, dan kontrol.

b.    Desain Sistem secara Terinci

Desain terinci dimaksudkan untuk pemograman komputer dan ahli teknik yang mengimplementasikan sistem. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan input yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain input ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan di suatu input. Pada tahap desain secara rinci, Bentuk laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk table dan berbentuk grafik atau bagan.

Desain Sistem menurut penggunaanya dibagi 2, yaitu :

a.    Desain Sistem secara Terstruktur

Metode ini diperkenalkan pada tahun 1970, yang merupakan hasil turunan dari pemrograman terstruktur.

Perancangan terstruktur merupakan aktivitas mentransformasikan hasil analisis kedalam suatu perencanaan untuk dapat diimplementasikan. Harus ada alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan di dalam suatu pengembangan sistem untuk melengkapi metode SSAD ini, agar hasil akhirnya bisa menghasilkan sistem yang strukturnya terdefinisi dengan baik dan juga jelas.

Dengan menggunakan metode ssad atau metode terstruktur, masalah yang cukup kompleks di dalam suatu organisasi bisa dipecahkan dengan mudah dan mudahnya dalam memaintenance sistem, pemakai lebih puas, adanya dokumentasi yang baik, fleksibel, sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan, produktivitas meningkat serta kualitasnya akan jauh lebih baik.

b.    Desain Sistem secara Berorientasi Obyek

Metode OOAD melakukan pendekatan terhadap masalah dari perspektif obyek, tidak pada perspektif fungsional seperti pada pemrograman terstruktur. Akhir-akhir ini penggunakan OOAD meningkat dibandingkan dengan pengunaan metode pengembangan software dengan metode tradisional. Sebagai metode baru dan sophisticated bahasa pemrograman berorientasi obyek diciptakan, hal tersebut untuk memenuhi peningkatan kebutuhan akan pendekatan berorientasi obyek pada aplikasi bisnis.

Tabel Desain Sistem menurut penggunaanya

Desain	Sistem Operasi	Bahasa Pemrograman	Alat Pemodelan Sistem
Terstruktur
Berorientasi Obyek

Referensi : Soehartono Irawan, 1995, Metode Penelitian social, Rosdakarya, Bandung